面接の日程調整メールの書き方｜返信時のマナーや例文も紹介

面接の日程調整メールの正しい書き方は、以下の通りです。

1. 件名
2. 宛名・挨拶
3. 内容
4. 結び・署名

各項目のマナーをしっかり覚えておきましょう。

面接準備やマナーなど、転職活動を成功させるためのポイントは以下の記事で詳しく解説しています。こちらもぜひ参考にしてください。

転職ガイドライン

1.件名

件名は、具体的にわかりやすく記載するのが基本です。簡潔に用件と名前を明記し、メールの内容を把握しやすくしておきます。件名に「ご連絡ありがとうございます」といったお礼や挨拶は不要です。件名が長くなり、用件がわかりにくくなってしまいます。

また、メールを返信する際につく「Re」は履歴を確認しやすくするために残しておきます。やりとりが続いて「Re」が増えてきたときは1〜2個残す形で削除してもよいでしょう。

2.宛名・挨拶

宛名は「会社名・部署名・氏名・様」が基本です。相手の名前は間違えないようにし、会社名も「（株）」など省略しないようにしましょう。

書き出しは「お世話になっております」が一般的で、最初のみ「お世話になります」とします。そのあとに自分の名前を名乗り、「面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます」など感謝の気持ちを伝える一文を入れましょう。

3.内容

最初に連絡した経緯を伝え、メールの内容を明確にしましょう。面接の希望日時は必ず3候補以上を提示し、スケジュール調整しやすいようにしておきます。

具体的には以下のような形です。

【例】

• 11月13日（水）10:00～12:00
• 11月15日（金）13:30～15:00
• 11月18日（月）14:00～17:00

メールの文面は改行や段落分けをうまく活用し、見やすくすることも大切です。採用担当者はパソコンでメールのやり取りをおこなうのが一般的なので、文章が横に長くなりすぎないよう注意します。

色文字や太字などの装飾は避け、シンプルで読みやすい書式に整えましょう。

4.結び・署名

最後は「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、メールを読んでくれたことへの感謝を伝えます。

メールの文末には必ず以下の内容を記載しましょう。

• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

現職に関する情報の記載は必要ありません。この部分は「＝」や「ー」などシンプルな線を入れて本文との区切りをつけると見やすくなります。

ここでは、シーン別での日程調整メールの例文を紹介します。

• 提示された日程で承諾する場合
• 提示された日程の都合が悪い場合
• こちらから候補日を提示する場合
• 面接辞退（選考辞退）したい場合

それぞれのポイントを把握し、マナーを守ってメールを送りましょう。

提示された日程で承諾する場合

提示された日程で承諾する場合のメール例文です。

確定した面接日程に対して返信する場合、本文内に指定された日程を引用しましょう。これによってお互いの認識にずれがないかを確認できます。

いくつか候補日をもらってその中から指定する場合は、まず候補日をいただいたことにお礼を述べましょう。希望順位とあわせて複数回答すると、面接調整がしやすくなります。

面接を成功させるためには、事前の準備がポイントです。以下の記事で詳しく解説しているので、こちらもあわせてチェックしておきましょう。

面接は事前準備で決まる！オススメの「面接対策方法」

提示された日程の都合が悪い場合

指定された日程で調整ができない場合のメール例文です。

提示された日程で調整ができない場合、まず日程があわないことに対して一言添えましょう。なぜ都合が悪いのか、具体的な理由を伝えると好印象です。

そのうえで、面接可能な日程を複数こちらから提示します。「別の日程でお願いします」や「再度日程をお知らせください」など相手に依頼するのではなく、こちらから具体的に提案するようにしましょう。

こちらから候補日を提示する場合

こちらから面接候補日を提示する場合のメール例文です。

面接日程の候補は3つ以上提案します。時間に希望がない場合は「終日」と明記し、終了希望時間があるときはその旨を具体的に伝えましょう。

選択肢が多いと、採用担当者は面接日程を調整しやすくなります。時間や曜日は指定せず、できる限り広範囲で提示するよう心がけましょう。

面接辞退（選考辞退）したい場合

面接を辞退したい場合のメール例文です。

メールの件名には「面接辞退」であることを明記し、ひと目で内容がわかるようにします。本文には「諸般の事情により」や「一身上の都合により」と記載して、具体的な理由を明記する必要はありません。

辞退が決まったらすぐにメールを送信しましょう。

日程調整メールを送るときに気をつけるべきポイントは、以下の5つです。

• 丁寧なやりとりを心がける
• 言葉遣いに注意する
• 必ず24時間以内に返信する
• 会社のアドレスを使用しない
• 面接を辞退したいときは速やかに連絡する

それぞれ詳しく解説していきます。

丁寧なやりとりを心がける

採用担当者との接点ともいえる日程調整メールでは、丁寧なやり取りが大切です。なかなか返信がこない、内容が読みづらいといったメールだと、自身のイメージダウンにつながりかねません。

メールを送る際は視認性が高く、読みやすい文章になっているかを確認し、慎重に対応することがポイントです。丁寧な挨拶や感謝の言葉も忘れずに伝え、安心感をもってもらえるようにしましょう。

言葉遣いに注意する

メールでは正しい言葉遣いを心がけましょう。よくある間違いは以下の通りです。

「拝見させていただきます」は過度に敬語を使用している二重敬語です。また、「御社」は話し言葉で使用するものであって、書き言葉としては不適切になります。ほかにも、冗長な表現や過剰に謙遜する言い回しなどは避け、正しい言葉遣いを意識しましょう。

転職活動において、おさえておくべきマナーは多岐にわたります。以下の記事で面接時の服装や入室時のマナーについて解説しているので、こちらも参考にしてみてください。

【転職コンサルタント監修】中途採用における面接での服装・受付・入退室のマナー解説

必ず24時間以内に返信する

日程調整メールが来たら、24時間以内に返信をするのがマナーです。返信が遅くなると日程調整に影響が出てしまい、企業側に迷惑がかかってしまいます。ほかの候補者で日程が埋まってしまう可能性もあるため、速やかに返信をしましょう。

日程の都合がわからず、すぐに返信ができない場合は「〇日以降に再度連絡します」と具体的に伝えておきます。見落としなどの理由で24時間以上経過してしまったときは、速やかに謝罪の連絡を入れましょう。

また、メールを返信する時間帯は企業の就業時間内に送るのが基本です。ただ、働きながらの転職活動で日中に返信ができないときは、メールの予約送信機能を活用して翌日の午前中に届くように設定しておくとよいでしょう。

会社のアドレスを使用しない

現職の会社アドレスを使用すると、応募先の企業に「公私混同している」と思われてしまい、自身の印象が悪くなります。現職の上司や会社にもバレてしまう可能性があるため、会社のアドレスを使用するのは避けましょう。

転職活動では、専用のメールアドレスを取得しておくのがおすすめです。GmailやOutlookなど、フリーメールアドレスを転職活動用として作っておきます。その際に、「＠」より前は自身の名前を用いるなどして極力シンプルにするのが無難でしょう。

面接を辞退したいときは速やかに連絡する

やむを得ない理由で面接を辞退したいときは、速やかに断りの連絡を入れます。面接まで日程がある場合はメールでその旨を伝え、もし面接の前日や当日など時間に余裕がない場合はメールに加えて電話連絡も入れておくと安心です。

面接を辞退するとき、その理由を詳細に伝える必要はありません。できるだけ迅速な対応を心がけ、無断での辞退はしないようにしましょう。

働きながらの転職活動でスケジュール管理がうまくいかないときは、転職エージェントを活用するのもおすすめです。転職エージェントなら企業と求職者の間に入って面接の日程調整をしてくれるので、自身でメール返信やスケジュール管理をする必要がありません。

ほかにも、求職者の希望にあった求人の紹介や応募書類の添削など、さまざまな転職サポートを受けられます。忙しくてなかなか転職活動が進まない人は、ぜひ一度相談してみてください。

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また、「日程調整など、効率よく転職活動できました」といった口コミもいただいております。詳しい内容は以下の利用者の声をご覧ください。

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転職のプロが教える面接対策は以下の記事で解説しているので、気になる方はこちらも確認しておきましょう。

キャリアアドバイザーが教える、絶対に押さえておきたい【面接中の質問20選】

転職時の日程調整メールでは、相手への配慮とマナーをおさえておくことが重要です。メールでは簡潔に、かつ明確に日程や調整理由を伝え、円滑なやりとりを心がけましょう。

とくに、仕事と並行して転職活動をおこなう場合は、効率的な日程調整がカギとなります。スケジュール管理やメール対応が難しいと感じるときや、最終的な就職先の決断に困っているときは、転職エージェントの活用がおすすめです。

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